Все тренеры собираются здесь

Парадоксы управления временем

Зачем думать о времени?

Когда мы задумываемся о том, что временем необходимо управлять?

Можно сказать, что мы обращаемся к поискам «святого Грааля» тайм-менеджмента в двух случаях:

  • когда мы хотим быть более продуктивными в работе
  • или когда в нашей жизни не остается времени для жизни вне работы.

Мы ищем способы обуздать время, впихнуть все дела в отведенные 8 рабочих часов. Но начиная использовать классические приемы планирования и тайм-менеджмента, некоторые действительно добиваются результата, а большинству так и не удается успевать сделать все запланированное. Не получая результата они бросают попытки планировать свои дела, говоря, что тайм-менеджмент это лишь очередной модный тренд, разбивающийся о «непредвиденные» обстоятельства жизни.

Безусловно, каждый из нас ежедневно держит в голове некий список того, что требуется сделать и без всякого планирования. Однако, новые вводные на работе, новые задачи, да и просто необходимость гибко перестроиться сбивают нам все карты.

Каждого из нас иногда посещали следующие мысли:

  • «Я, в принципе, и так справлялся бы со всеми делами и мог бы выполнить все, что нужно, если бы меня постоянно не дергали и не нагружали срочной работой».
  • «Если бы начальник ставил более четкие задачи и клиенты были более дисциплинированные, я бы тогда…».
  • «А что я сделал за этот год? Ну, в принципе наладил схему анализа ХХХ-процессов, формализовал процедуры передачи проектных этапов… За остальное так и не успел взяться. А ведь хотел еще сертификат получить. Теперь уже в следующем году, наверное. Как же все это успеть?»

Можно было бы продолжить приводить примеры, но, я думаю, что вы вспомните их и сами из своей практики.

Данные обстоятельства заставляют нас переосмыслить свой подход к планированию времени.

Так почему же одни и те же способы структурирования времени работают для одних и бесполезны для других?

На это могут влиять:

Первое — проактивная и реактивная позиция по отношению к жизни и второе — это наш индивидуальный тип восприятия времени.

1. Позиция по отношению к жизни определяет то, каким образом мы выстраиваем отношения с тем, что происходит в нашей жизни: сожалея о прошлом или думая о будущем. Это достаточно устойчивое мировосприятие, однако, при желании, вполне поддающееся корректировке. Человек с реактивной позицией скорее будет переживать о том, что он не успел сделать, какие возможности упустил и винить в этом внешние обстоятельства. Человек с проактивным взглядом на жизнь будет думать о том, что еще он может предпринять, чтобы «этот мир прогнулся под нас» ©, даже, если все вокруг настроено против него.

2. Второе, что важно учитывать — это наше субъективное восприятие времени, которое обусловлено психофизиологическими и культурологическими особенностями.

Существует 3 типа восприятия времени: линейный, циклический и параллельный.

Итак, если вы ближе к линейному типу:

Способность планировать и умение организовать себя и пространство для выполнения намеченного является вашей сильной стороной. Вы цените людей обязательных и дисциплинированных. При взаимодействии с людьми, часто меняющими приоритеты и переносящими договоренности, у вас возникает внутреннее напряжение и негодование.

Прежде чем приступить к выполнению задачи, Вам необходимо ее четко описать и включить в план. После этого Вам остается всего лишь выполнить намеченное.

Ваш плюс: ориентация на качество процесса, проработанность деталей, умение себя организовать.

Возможный минус: новые вводные нарушают красивый баланс вашего плана и он может пошатнуться под наплывом непредусмотренных обстоятельств. В этой ситуации, требующей быстрого и гибкого переключения, ваш конек — умение не сходить с курса, скорее может сыграть против вас.

Вы ближе к параллельному типу, если:

Вам близка арабская пословица, которая гласит: «Время для человека, а не человек для времени».

Вы способны брать на себя решение нескольких задач одновременно. Ваше внутреннее чутье подсказывает вам, когда необходимо ускоряться и как сделать правильный выбор здесь-и-теперь. То есть, определять для себя приоритеты и выбирать наиболее эффективное дело или времяпрепровождение на настоящий момент.

Для вас важны амбициозность целей, яркость переживаний и новизна ощущений. Основным источником помех для Вас является неопределенность ситуации и позиции окружающих вас людей. Иногда Вам гораздо проще принять решение за них, нежели ждать, когда же они определяться в своих приоритетах и желаниях.

Ваш плюс: четкая ориентация на результат.

Возможный минус: иногда сроки могут стать для вас важнее качества, что может привести к неверной расстановке приоритетов в задачах и распылению усилий.

Если вы ближе к циклическому типу, тогда:

Для вас управление временем — это управление состоянием. Поразительно, что в момент, когда вы настроены подходящим образом, то можете сделать за пару часов ту работу, которую другие выполняли бы неделю!

Однако, если «солнечные лучи не под тем углом осветили горизонт», на вас накатывает усталость, и даже сравнительно несложные задачи отнимают уйму времени и сил. И тогда ваш главный враг — синдром откладывания — пляшет на костях поставленных задач.

Соответственно, для вас гораздо важнее создать благоприятные условия для работы и вызвать у себя необходимый настрой, чем соблюсти все формальности и четко уложиться во все графики. Кроме этого для вас так же очень важно, как вы относитесь к тому, кто определяет ваши задачи и их интересности.

Основным источником помех для Вас является все то, что может испортить Ваш эмоциональный настрой и разрушить те условия, которые Вы так старательно создавали перед началом работы. Иногда вам бывает легче все сделать в одиночку, чем работать с тем, кто постоянно портит Вам настроение.

Таким образом, отношение типа восприятия к планированию кратко можно представить следующим образом:

Тип восприятия Внутренняя установка Отношение к планированию
 Линейный  «надо»  Планирует и жестко придерживается намеченного
 Параллельный  «хочу»  Планирует и не следует намеченному
 Циклический  «захватывает»  Не планирует или планирует и все время откладывает

Восприятие времени влияет на развитие человека

Ряд исследований стенфордского психолога Лайры Карстенсен показал, что ограниченное во времени восприятие будущего заставляет нас выбирать то, что улучшает наше непосредственное эмоциональное состояние, а не те цели, которые ориентированы на будущее (Ф. Зимбардо, «Новая психология времени»). Умение контролировать свои им¬пульсы и делать правильный выбор неразрывно связано с умением осознавать свое внут¬реннее состояние и управлять чувствами, в отличие от непосредственного выраже¬ния эмоций в действиях. Поскольку временной перспективе будущего можно научиться, обу¬чение тому, как регулировать свои сиюминутные желания и проблемы может помочь сделать нас менее уязвимыми и более цельными.

Понимание своего типа восприятия времени дает возможность легче выбирать способы, позволяющие держать время под контролем.

Не для каждого одинаково эффективно работает составление списка ежедневных дел, но поскольку мы живем в социуме и работаем в структурах, жизнь вынуждает нас писать планы. Часто мы пишем их не только для себя, но и для других, так как должны согласо-вывать встречи, взаимодействовать с другими людьми и т. д., именно поэтому мы должны уметь эффективно использовать методы тайм-менеджмента с учетом своего типа.

Счастье и время

По результатам опроса выборки более чем 3 000 человек:

  • 34% опрошенных говорят о том, что они «очень счастливы»
  • 50% — «довольно счастливы»
  • 15% — «не очень счастливы»
  • 1% — «не знают, счастливы они или нет»

Почему только треть из нас считает себя счастливыми? Дело не в том, что мы не распознаем счастье, когда сталкиваемся с ним. У нас у всех есть знакомые, которые прямо таки светятся от счастья. Если присмотреться к ним повнимательнее, то те из нас, кого можно назвать «абсолютно счастливыми людьми» чаще, чем остальные, делают следующие вещи:

  • Помогают своим коллегам
  • Выражают благодарность за то, что имеют
  • Посвящают время семье, друзьям и развитию отношений
  • Наслаждаются удовольствиями, которые дарит им жизнь, и стараются жить настоящим. 
  • Выполняют физические упражнения
  • Выражают оптимизм в отношении своего будущего
  • Ставят личные цели и следуют им
  • Легко справляются с жизненными неурядицами

Время предлагает нам три возможности найти свое счастье: в прошлом, в настоящем и в будущем. Если вы обратитесь к прошлому, воспоминания о хороших моментах могут сделать вас счастливыми, а воспоминания о плохих — несчастными. В настоящем, общение с друзьями, интересная работа, вкусная еда и т. д. могу принести ощущения счастья. Будущее тоже может содержать в себе счастье: мысли о том, что вас ждет успех, повышение по службе или рождение детей — каждое приносит свой тип обнадеживающего счастья. Однако, вне зависимости от того, ищете вы счастье в прошлом, настоящем или будущем, ИСПЫТАТЬ его вы можете только в настоящем, т. к. даже вспоминая приятные мгновения прошлого, вы делаете это сейчас.

Как приблизиться к счастью? Индивидуальный стиль планирования

Один способ планирования не может подходить всем. Часто на различных тренингах нам предлагают «лучший способ» планирования и пытаются убедить нас действовать по одной и той же схеме. Неудивительно, что у большинства ничего не выходит.

Есть некие общие принципы планирования для всех и нюансы для каждого.

Например, человеку циклического типа помимо самого плана понадобятся дополнительные способы самомотивации, которые помогут ему настроится на реализацию своих планов. А для человека параллельного типа будет важно найти свой прием определения приоритетных задач.

Эта статья размещена по программе «Сотрудничество для тренеров». Присоединяйтесь!

Паринова Анна,
бизнес-тренер, консультант по управлению
e-mail: parinova@zrp.spb.ru
Тел. +7 (911) 758-58-55

Вам понравилась статья?
Нажмите на кнопки социальных сетей и поделитесь ею с друзьями и коллегами:

<< Как тренеру продвигаться в соцсетях или подключаем сарафанное радио Как разработать программу тренинга. Часть 1. Типы упражнений >>

Рекомендуем уникальные тренерские методички лучших упражнений для тренингов:

  • Вижу цель, не вижу препятствий

    Психологические игры и тренинговые упражнения – «Вижу цель, не вижу препятствий»

    Сильное и действенное упражнение на целеустремленность, предоставляющее участникам тренинга возможность проработать свои сомнения и возможные препятствия на пути к своей цели. Упражнение повышает энергетику и мотивацию группы на дальнейшее обучение. Тренер сможет наглядно продемонстрировать участникам, как возникающие незначительные препятствия могут мешать достижению важных целей, и как легко их преодолеть, просто имея должную целеустремленность.

    Особенно важно то, что в рамках данного упражнения каждый участник тренинга поработает со своей собственной важной целью, в результате чего существенно повысятся шансы на её успешное достижение, а у участников существенно повысится мотивация к достижению цели и уверенность в себе.

    Объем тренерской методички: 7 страниц. Бонусы! Дополнительная модификация упражнения, позволяющая сделать его яркой и эффектной концовкой тренинга и 4 варианта подходящего музыкального сопровождения.

  • Линейка успешности

    Психологические игры и тренинговые упражнения – «Линейка успешности»Упражнение «Линейка успешности» — эффективный способ помочь участникам тренинга в адекватной оценке собственной успешности, выявлению критериев успешности, определению своего статуса в обществе и готовности к изменениям.

    Что важнее? То как человека оценивают другие или тот как он оценивает себя сам? Это упражнение помогает в учебной игровой ситуации дать возможность участникам тренинга ответить на эти вопросы, самостоятельно определив критерии успешности, оценить свои достижения и найти баланс между важностью чужих мнений о себе и мнением собственным.

    Упражнение идеально подходит для тренингов успешности, лидерства, личностного роста, тренингов целеполагания и мотивационных тренингов.

  • Бредогенератор

    Упражнения по теме продажи, переговоры – «Бредогенератор»Это упражнение занимает от 30 до 50 минут и позволяет научить участников тренинга более уверенно общаться и выступать. Знающие люди утверждают, что это любимое упражнение, которым тренируют себя радио- и теле-ведущие перед выходом в эфир.

    Упражнение «Бредогенератор» отлично подходит для тренингов уверенного поведения, тренингов по ораторскому мастерству и риторике, тренингов лидерства. Также данное упражнение рекомендуется для тренингов активных продаж для тех областей, где продавцу важен «хорошо подвешенный язык», для тренингов молодых руководителей, которым важно уверенно проводить совещание, также упражнение будет очень полезным для тренинга тренеров.

    В состав упражнения включена подробная лекция на тему «Шесть шагов уверенного выступления». Упражнение позволяет отработать эти шаги, отработать приемы и «фишки» уверенного поведения.